da ich mit linux arbeite, würde ich es naturgemäß etwa anders angehen:

die daten in einer "echten" datenbank wie postgresql, die ausgabe der rechnung per latex vorlage und die verarbeitung per bash/awk script.

ich sehe aber ein, das dich/euch vielleicht etwas overkill ist. ;)

so könntest du bei excel bleiben und die eingabe per "formular" sowie die gesamte logik in vba direkt in excel realisieren. den makroeditor mit elementen des visual basic für die gestaltung des formulars kannst du per [alt]+F11 aufrufen.
wenn du kein vba programmieren kannst - bitte jemanden hier im sn in der rubrik vba darum - ich kann es auch nur in grundzügen.

das ganze würde so oder ähnlich auch mit ms access funktionieren, wobei dort die erstellung eines eingabeformulars einfacher ausfällt, da von vornherein vorgesehen.
das wäre sowieso die bessere lösung, denn für viele daten ist eine (pseudo) datenbank besser als ein excel sheet.

excel und access würden dir eine formatierte ausgabe (rechnung) per "view" bzw. "bericht" ermöglichen, weshalb hier kein word notwendig ist.

Hallo miteinander,
sowas gibt es schon ziemlich fertig als Geschäftsbrief für Openoffice mit Datenbank über Makros oder als RechnungEasy auf Calc-Grundlage. Ich habe auch mal ein Rechnungsformular für OOo Base-Anbindung von einem Mathematiker gesehen, finde aber gerade den Link nicht.

Gruß
lorf