WinSigner 2008: Dokumente rechtsverbindlich unterschreiben Options

von tonja vom 22.04.2020 - 106 Hits -

Immer häufiger werden Rechnungen, Angebote und andere wichtige Dokumente aus dem Geschäftsalltag in elektronischer Form verschickt. WinSigner kümmert sich darum, diese Dokumente gesetzeskonform zu signieren. Diese Signatur lässt sich mit WinSigner völlig problemlos erzeugen: Das Tool integriert sich in Outlook und in den eigenen Workflow.

Wer Rechnungen, Verträge, Angebote und andere Dokumente aus seinem Geschäftsleben in digitaler Form verschickt, spart 80 Prozent der Kosten und hat zudem auch noch den Geschwindigkeitsvorteil auf seiner Seite: Die Post kommt sofort im E-Mail-Postfach der Geschäftspartner an und nicht erst ein oder zwei Tage später, wie das bei der Papierlösung der Fall wäre.

Beim elektronischen Versand von Rechnungen besteht allerdings das Problem, dass eine qualifizierte Signatur gemäß SigG/SigV und UStG stattfinden muss. Diese Signatur bescheinigt sozusagen die Authentizität einer Rechnung. Das ist wichtig, da das Finanzamt elektronische Rechnungen nur dann für den Vorsteuerabzug akzeptiert, wenn diese signiert sind, selbst wenn es sich um ausgedruckte Rechnungen handelt. Sven Löhmann von der PixelPlanet GmbH, die den WinSigner 2008 anbietet: "Wer unsignierte elektronische Rechnungen ausdruckt und in die eigene Buchhaltung gibt, muss damit rechnen, bei der nächsten Betriebsprüfung die unberechtigt abgezogene Vorsteuer zurückzahlen zu müssen."

WinSigner: Qualifizierte Signatur

Für die Erzeugung signierter Dokumente wird der WinSigner PDF-Drucker mitgeliefert. Dieser kann von jeder Anwendung genutzt werden, die über eine Druckfunktion verfügt. Durch die Auswahl des PDF-Druckertreibers kann die Ausgabe einer neuen Rechnung oder eines anderen Schreibens direkt in eine PDF-Datei umgeleitet werden. Diese wird im Anschluss automatisch signiert.

Da sich der WinSigner als Addin direkt in Outlook integrieren kann, ist es auch möglich, alle Anhänge der verschickten E-Mails zu überwachen, um diese vollautomatisch signieren zu lassen, wenn dies vorher noch nicht geschehen ist.

Der Empfänger einer elektronischen Rechnung ist übrigens dazu verpflichtet, die Signatur eines empfangenen PDF-Dokuments zu überprüfen. WinSigner hilft auch hier und kann für die eigenen Unterlagen sogar einen Prüfbericht ausgeben, der sich mit abheften lässt. Rechnungsempfänger, die selbst keine signierten Dokumente erzeugen möchten, können für die Prüfung das kostenlose WinSigner Prüftool verwenden.

Wer WinSigner ausprobieren möchte, kann auf der Homepage eine kostenlose 30-Tage-Testversion herunterladen (http://www.winsigner.de/download/ ). Die Vollversion der Software wird zurzeit zum Einführungspreis von 349 Euro (inkl. MwSt.) angeboten. Nach dem 30. April 2008 kostet das Programm 399 Euro. WinSigner 2008 lässt sich unter den 32-Bit Versionen von Windows 2000 (SP4), XP (SP2) oder Vista verwenden.

Weitere Infos und Download: http://www.winsigner.de

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