Exchange/Outlook abmahnsicher machen Options

von tonja vom 07.05.2021 - 209 Hits -

Das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister definiert neue, formale Grundlagen auch für den E-Mail-Verkehr. Das heißt für den Outlook-Nutzer: Die Informationen, die bisher nur in der Fußzeile der Brief-Korrespondenz erschienen, sind nun auch für Outlook-Signaturen/Disclaimer Pflicht. So müssen jetzt Angaben wie Handelsregisternummer, Firmensitz und Gesellschaftsform Bestandteil jeder ausgehenden Geschäfts-Email sein. Die Konsequenz bei Zuwiderhandlung: Bis zu 5000 Euro Zwangsgeld. Wie aber der anrollenden Abmahnwelle entgehen? Sicher ist, das es mit Inkrafttreten dieses Gesetztes noch wichtiger ist, die Gestaltung der firmeneigenen Signaturen/Disclaimern nicht den Mitarbeitern lokal zu überlassen, sondern diese zu vereinheitlichen und zentral zu steuern/zu verteilen. Der Exchange-Serverdienst OLXDisclaimer aus dem Hause OLXSolutions verhilft zur Rechtssicherheit im externen und internen E-Mail-Verkehr und zu einem komfortablen Corporate Mail Design – jetzt auch Ready for Exchange 2007 32- und 64-bit (ab SP1) und praxiskompatibler- inklusive Multi-Domain und Cluster-Unterstützung.

Zugriff auf Adressinformationen direkt aus dem ActiveDirectory

Mit OLXDisclaimer können beliebig viele Jobs definiert werden. Dabei kann OLXDisclaimer mehr als alle anderen Signatur-Tools: Dieser Agent ermöglicht es, für einen oder verschiedene User der Exchange-Umgebung unterschiedliche Einstellungen zu definieren. Und das individuell für jede Ebene der AD-Struktur, inklusive aller selbst definierten Organisationeinheiten (OUs), Domains, Gruppen, einzelner E-Mail-Adressen, Öffentlichen Ordnern, Exchange-Attributen 1-15 und LDAP (mehr als 30 unterstützte Felder), so dass dieser Agent User aus allen Ebenen der Produktivumgebung verarbeiten kann. Der Vorteil liegt auf der Hand: Die Pflege einer separaten Kontaktdatenbank entfällt.

Unterschiedliche Signaturen verwenden

Bereits existierende Signatur-Dokumente können problemlos in OLXDisclaimer integriert werden. Der Anwender wählt selbst, welche Vorlage er mit welchem Nachrichtenformat verbinden möchte. Je nachdem, ob der Nutzer mit Nur-Text, Rich-Text oder HTML arbeitet, kann die selbstdefinierte Vorlage bequem zugewiesen werden. Es ist also keine Neuerstellung der vorgefertigten, mühsam erarbeiteten, unternehmensüblichen Signaturtexte nötig. OLXDisclaimer erlaubt zielgenaue Einpassung des Textes entweder am Schluss und/oder zu Beginn der Mail.

Frei definierbare Platzhalter

OLXDisclaimer kann nicht nur eigen Vorlagen einbinden, sondern mit Hilfe von über 50 frei definierbarer Platzhalter Signaturen oder Disclaimer auch individuell gestalten. Neben den programmeigenen Platzhaltern wie Datum, Zeit, Attachment-Anzahl und Größe stehen dem Nutzer alle relevanten ActiveDirectory-Platzhalter zur Verfügung. Zur besseren Orientierung entsprechen die Platzhalternamen weitestgehend den Beschriftungen auf der jeweiligen Registerkarte.

Unterstützt alle relevanten Nachrichtenformate

OLXDisclaimer unterstützt alle verfügbaren Nachrichtenformate. Damit der Kunde bei der Wahl des Signaturlayouts frei entscheiden kann, welches "Outfit" die Visitenkarte seines unternehmens- spezifischen Corporate Mail-Design haben soll. OLXDisclaimer kann mit allen verfügbaren Formaten umgehen- und gibt dem Nutzer das entsprechende Werkzeug an die Hand – inklusive Anhängen von Attachments.

Zentrale Steuerung

Als All-In-One Lösung in Sachen automatisierter Mailversand hat OLXDisclaimer außerdem die Möglichkeit, die Signatur- und Disclaimerverteilung per integrierter Userverwaltung bequem zentral zu steuern. Der Kunde bestimmt durch einfaches Hinzufügen einer Ausschlußliste , welche Mitarbeiter die automatisierten Mailergänzungen (Signaturen, Anlagen, Disclaimer) nutzen und welche ausgenommen werden sollen.

Konfliktlösung für lokale Signaturen

Nicht bei jeder Mail, die in einem Unternehmen versendet wird, ist das Beifügen einer Firmen-Signatur erwünscht. Auch für dieses Szenario hat OLXDisclaimer eine Lösung parat: Der Kunde kann bestimmen, welche Textpassagen oder -phrasen innerhalb des Mailtextes die Aktivierung des selbst definierten Signaturautomatismus außer Kraft setzt.
Auf Wunsch erkennt bzw. überspringt dieser Agent spezielle Nachrichtentypen wie NDRs, Besprechungsanfragen, Lese- und Übermittlungsbestätigungen oder signierte/verschlüsselte Nachrichten. Außerdem können hier eigenständige Vorlagen beim Antworten oder Weiterleiten definiert werden. So kann der Anwender die Distribution unternehmensweiter Signaturen noch besser steuern. Ein umfangreiches Regelwerk für ein- und ausgehende Nachrichten- von der zentralen Archivierung bis zur Konvertierung in PDF-Dokumente- rundet das Funktionalitäts-Portfolio ab.

Lizenzen
Die Lizenzgebühr für die Verwendung von OLXDisclaimer wird nach eingesetzten Exchange-Servern berechnet. Die Kosten für den Einsatz auf einem Serversystem belaufen sich einmalig auf 595€ für Exchange 2000 & 2003 und 895€ für Exchange Server 2007. Eine 30-Tage-Testversion (2,10 MB) steht im Internet zum kostenlosen Download bereit.

Weitere Infos unter http://www.gangl.de/.

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