Rechtssicheres Content Management mit MS Office SharePoint Server 2007 Options

von tonja vom 09.09.2020 - 296 Hits -

Microsoft Office SharePoint Server 2007 ermöglicht rechtssichere Langzeitarchivierung mit Hilfe einer Lösung des Microsoft Partners Merentis. Dies wurde erstmals von einer internationalen Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gemäß GDPdU, GoBS und AO zertifiziert. Damit erhalten Anwender die Sicherheit, dass die Archivierung und Abfrage ihrer elektronischen Dokumente gemäß des deutschen Handels- und Steuerrechts erfolgt.

Die Zertifizierung konnte nachweisen, dass Microsoft Office SharePoint Server 2007 für rechtssichere Prozesse geeignet ist. Geprüft und erfolgreich zertifiziert wurden die Archivierung von Dokumenten, die Indizierung am Dokument, die Suche nach Dokumenten anhand verschiedener Indizierungskriterien sowie die Wiederlesbarmachung archivierter Dokumente.

Beurteilungskriterien und Lösung

Als Maßstab zur Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit wurden folgende Bestimmungen und Vorschriften zu Grunde gelegt:
* Die gesetzliche Vorschriften des Handels- und Steuerrechts (§§ 238 ff. HGB, §§ 140 ff. AO)
* Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
* Das BMF-Schreiben vom 7. November 1995 zu den zwei Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)
* Das BMF-Schreiben betreffend die "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Überprüfbarkeit digitaler Unterlagen" (GDPdU) vom 16. Juli 2001
* IDW RS FAIT 1 – "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung bei Einsatz von Informationstechnologie"
* IDW RS FAIT 3 – "Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beim Einsatz elektronischer Archivierungsverfahren"
* Der IDW Prüfstandard "Abschlussprüfung bei Einsatz von Informationstechnologie" (IDW PS 330)
* Der IDW Prüfstandard "Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen" (IDW PS 880)
* Die Vorschriften des Bundedatenschutzgesetzes

Die SharePoint Server 2007 Umgebung wurde in einer Beispielkonfiguration mit dem Produkt M-Archive for SharePoint 2007 des Microsoft Partners Merentis zertifiziert. Als Speichersystem wurde beispielhaft das festplattenbasierte Speichersystem FAS270 von NetApp mit aktivierter Snap-Lock Enterprise Funktionalität integriert.

Die Lösung wird auf der Kölner Fachmesse DMS Expo 2008 vom 09.-11.09.2008 in Halle 7 gezeigt.

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